SharePoint 2016, 2019, Subscription Edition y Online: qué cambia realmente

Hay mucha confusión entre SharePoint 2016, SharePoint 2019, Subscription Edition y SharePoint Online, y casi toda viene de comparativas construidas a partir de listas de funciones.

Las listas de funciones son la herramienta equivocada. La decisión la toman tres cosas: cuándo termina el soporte, a qué da derecho realmente la licencia, y cuáles de las diferencias tocan su arquitectura. Este artículo son esas tres cosas, contrastadas con la documentación de la propia Microsoft y no con otros artículos.

El soporte, que es la única fecha que importa

Hay dos cosas en esa tabla en las que merece la pena detenerse.

2016 y 2019 terminan el mismo día. No son dos fechas cercanas redondeadas. Microsoft alineó deliberadamente el fin del soporte extendido de 2019 con el de 2016, para que 2019 no terminara antes que su antecesor. Si actualizó de 2016 a 2019 para ganar tiempo, el calendario muestra cuánto ganó: nada.

Subscription Edition no tiene fecha de fin de soporte, y eso es una política, no un descuido. Sigue la Modern Lifecycle Policy, que no tiene fecha fija. Lo que sí tiene es un suelo. Microsoft publica una página de "Earliest Possible EoS Dates" para productos de servidor bajo la política Modern, y dice que estos productos "seguirán en soporte al menos hasta la fecha indicada":

Project Server está cuatro años antes que SharePoint, en la misma página, en la misma tabla. Si su granja lleva Project Server, el horizonte de planificación es 2031 y no 2035, y casi nadie repara en esto porque los dos productos se discuten normalmente juntos.

La trampa dentro de "sin fecha de fin de soporte"

Que Subscription Edition tenga soporte para siempre no significa que su Subscription Edition lo tenga.

La política de servicing es explícita: cada public update tiene soporte durante un año desde su publicación, terminando el segundo martes del mismo mes del año siguiente. Ejecute una build más antigua que eso y estará fuera de soporte en un producto que nunca sale de soporte. Si llama al soporte de Microsoft en ese estado, pueden pedirle que actualice antes de que nadie le ayude.

Desde la actualización 24H2, el producto se lo dice él mismo. Central Administration y la SharePoint Management Shell muestran un aviso informativo seis meses antes del fin de soporte de una build, una advertencia a los tres meses, y un error después, que además queda en el registro de aplicaciones de Windows.

Así que "evergreen" es un compromiso en ambos sentidos. Microsoft sigue publicando; usted sigue instalando. Una granja parcheada una vez al año está al borde de la soportabilidad por diseño.

El licenciamiento, que es donde está la sorpresa

Esta es la parte que cambia decisiones, y es la parte que rara vez cabe en una tabla comparativa.

El modelo sigue siendo servidor más CAL. Una licencia de servidor por cada copia del software de servidor que instala y usa, y una Client Access License por cada usuario o dispositivo que accede. Eso no ha cambiado desde 2016.

Lo que cambió es que no se puede comprar Subscription Edition de una vez. La guía de licenciamiento de Microsoft es directa: para ejecutar y acceder a Subscription Edition hay que tener un plan de Software Assurance activo, en el servidor y en las CAL, o una licencia por suscripción. No existe licencia perpetua de Subscription Edition.

Y el derecho de reserva no es el que se supone. Las licencias por suscripción otorgan un derecho perpetuo a ejecutar solo SharePoint Server 2019. En palabras de la propia Microsoft, si la cobertura de Software Assurance caduca, o si compra una licencia de salida, debe "desinstalar el software de Subscription Edition y puede instalar el software de la versión 2019".

Lea eso contra la primera tabla. La red de seguridad bajo Subscription Edition es una versión cuyo soporte terminó el 14 de julio de 2026. A partir de esa fecha, dejar caducar la Software Assurance no le baja a un producto más antiguo pero soportado. Le baja a uno licenciado y sin soporte. Se diga lo que se diga de Subscription Edition, su licencia es un coste recurrente sin ningún suelo perpetuo debajo, y eso pertenece al caso de negocio y no a una nota al pie.

Tres datos más de licenciamiento que conviene tener claros:

• Las Enterprise CAL son adicionales y condicionales. La guía dice que las Enterprise CAL "solo son necesarias si se accede a funcionalidad correspondiente a la SharePoint Enterprise CAL". Se compran para lo que la gente usa, no para toda la plantilla.
• Project Server Subscription Edition solo se ejecuta en la versión Enterprise de Subscription Edition, y se licencia por separado. No puede habilitarse con una licencia Standard. Y ya no es una instalación aparte: es una service application dentro de la granja de SharePoint.
• La Software Assurance trae derechos de Disaster Recovery para todas las ediciones, y License Mobility para las licencias de servidor.

Qué cambió de 2016 a 2019

Este es el menor de los dos saltos, y es sobre todo la experiencia moderna llegando al on-premises.

• Communication sites, con la web part Hero
• Team sites modernos, páginas modernas y web parts modernas
• Listas y bibliotecas modernas, al nivel de lo que había en Microsoft 365 entonces
• Compartición moderna, con avisos al compartir con un grupo grande o muchos elementos a la vez
• Búsqueda moderna, junto a la clásica, con resultados que aparecen antes de terminar de escribir
• La página de inicio de SharePoint, que sustituyó a sites.aspx y pasó a ser el punto de entrada para la creación de sitios en autoservicio
• Creación rápida de sitios, en segundos, y solo para tres plantillas: sitio personal de OneDrive, team site moderno y communication site
• Archivos de hasta 15 GB, frente a 10 GB
• Rutas de archivo de hasta 400 caracteres, frente a 260
• # y % permitidos en nombres de archivo y carpeta
• La app de sincronización de OneDrive (OneDrive.exe) en lugar de Groove, con Files On-Demand
• Autenticación SMTP al enviar correo, lo que evita el relay solo para satisfacer a un servidor de correo endurecido
• Power Apps, Power BI y Power Automate, a través de un gateway
• APIs de IIS 7+, dejando caer los componentes de compatibilidad con IIS6 de los prerrequisitos

El tema es consistente: 2019 es 2016 con la interfaz moderna y un conjunto de límites levantados. No es una arquitectura nueva.

Qué cambió de 2019 a Subscription Edition

Este sí es un cambio de arquitectura, y es casi todo sobre identidad, seguridad y cómo se sirve el producto.

Autenticación. Llega OpenID Connect 1.0, funcionando con Microsoft Entra ID, AD FS 2016 o superior, y cualquier proveedor de terceros que implemente OIDC. Eso es lo que pone la autenticación multifactor y el acceso condicional al alcance de una granja on-premises. El People Picker se rehízo para que un proveedor de identidad de confianza dejara de exigir un claims provider propio escrito en C#, siempre que la User Profile Application esté sincronizando desde el repositorio de miembros del proveedor.

Seguridad. La granja ganó gestión propia de certificados SSL: generar solicitudes de firma, importar y exportar, desplegar a todos los servidores, asignar a web applications y avisar antes de que caduquen, todo desde Central Administration y PowerShell. TLS 1.3 está soportado, y el cifrado TLS fuerte está activado por defecto, ambos solo cuando la granja corre en Windows Server 2022 o posterior. La sección machineKey del web.config se cifra por defecto.

Instalación. Windows Server 2022 y Windows Server Core están soportados. La actualización se soporta directamente desde 2019 y desde 2016, N-1 y N-2, por database attach. Cualquier cosa anterior a 2016 tiene que pasar antes por 2016 o 2019. AppFabric dejó de ser un componente separado y pasó a formar parte de Distributed Cache.

Administración de la granja. Central Administration puede usar un host header, así que puede compartir el puerto 443 con el contenido. Server Name Indication funciona. Los bindings de IIS de una web application se pueden cambiar sin borrar y recrear la web application, que antes era una operación genuinamente arriesgada.

Sitios y bibliotecas. Las web parts modernas de lista y biblioteca pasaron a escribir. En 2019 eran de solo lectura, así que la gente tenía que salir de la página para añadir o editar nada; en Subscription Edition crean, suben, comparten, renombran, borran y editan en el sitio. Los document sets tienen experiencia moderna. Llegaron el check-in y check-out en bloque, y la descarga en bloque, que comprime la selección, dentro de unos límites: 10 GB por archivo, 20 GB en total, 100 niveles de carpetas, 10 000 archivos.

Almacenamiento. Un nuevo proveedor de remote BLOB storage, Remote Share Provider, saca los BLOB de SQL Server hacia almacenamiento SMB, con Test-SPRemoteShareBlobStore para comprobar la consistencia.

PowerShell. Los cmdlets pasaron a módulo en lugar de snap-in, así que cargan en cualquier consola de PowerShell sin Add-PSSnapin. Siguen exigiendo Windows PowerShell: no son compatibles con PowerShell 7.

Lo que Subscription Edition ha acumulado desde 2021

Subscription Edition en 2026 no es el producto que salió en 2021. Las actualizaciones de características llegan dos veces al año, en dos anillos: Early release, donde las experiencias nuevas aparecen en cuanto están listas, y Standard release, el predeterminado, donde llegan tras una validación adicional. La mayoría de las funciones pasan una actualización en Early y la siguiente en Standard.

Esto es lo que se acumuló de verdad, con la actualización que lo trajo:

• Integración con AMSI (22H2), analizando peticiones HTTP y HTTPS a través de cualquier producto antimalware compatible con AMSI, activada por defecto desde 23H2, con una regla de health analyzer que envía peticiones simuladas cada hora para probar que sigue funcionando
• Soporte de SPFx 1.5.1 (23H1), y después React 16 y Office UI Fabric React 7 (23H2)
• Parches "uber" únicos (23H1). Antes de marzo de 2023 hacían falta dos actualizaciones al mes, el core y el language pack, e instalar solo una era una causa común de comportamientos extraños
• People Picker sobre LDAPS (23H2), para que las consultas al directorio vayan cifradas
• Branding propio en la Suite Bar (23H2)
• Verticales de búsqueda personalizadas en los resultados modernos (24H1), que antes solo existían en la experiencia clásica
• Rotación automática de la machine key (25H1), en un timer job que corre el último domingo de cada mes
• Una nueva capa de conexión a base de datos, Microsoft.Data.SqlClient, con TDS 8.0 y TLS 1.3 hacia SQL Server (25H1), y ajustes de cifrado por base de datos (25H2)
• CKEditor 5 sustituyendo al CKEditor 4, en fin de vida, en las web parts de Texto y de Eventos (25H2)
• Excluir la claim "Everyone" del People Picker (26H1), a nivel de web application, para frenar el exceso de compartición accidental

Dos de ellas merecen sección propia, porque son las que rompen la tabla de siempre.

Lo que nunca llegó al on-premises, y las notas al pie que esa tabla pide

La comparativa que circula es así:

Es correcta hasta donde llega. Dos de esas filas han cambiado de forma desde que se escribió, y el cambio es tan reciente que la mayoría de las copias es anterior a la noticia.

Copilot no se ejecuta en su granja. Puede indexarla. Desde la build de noviembre de 2024, Subscription Edition soporta el Microsoft Graph connector. La descripción de Microsoft es precisa: con los Graph connectors, "Microsoft Search o Microsoft 365 Copilot en su organización pueden indexar y aprovechar datos almacenados en SharePoint Server", y el conector "respeta los permisos de origen configurados en SharePoint Server". Así que la respuesta a "¿puede Copilot ver nuestro contenido on-premises?" es sí, a través de un tenant de Microsoft 365, con los permisos respetados. La respuesta a "¿se ejecuta Copilot on-premises?" sigue siendo no. Son preguntas distintas y tienen respuestas distintas.

Hay IA dentro de Subscription Edition, y llama a Azure. Document Intelligence llegó en 25H2, en Early release, y quedó disponible para todos en 26H1. Hoy es una sola cosa: resumen de documentos por IA, para .doc, .docx, .pdf, .txt, .rtf, .html, .pptx y .md.

La parte que importa a quien eligió on-premises por residencia de datos es cómo funciona. Habilitarlo implica ejecutar un script PowerShell de Microsoft que aprovisiona recursos en Azure, y el resumen en sí "usa los servicios Azure OpenAI". Usted proporciona un tenant ID, un subscription ID, una ubicación de recursos y un certificado del SharePoint Certificate Manager, que el script sube a un registro de aplicación en Azure para autenticación con Microsoft Entra ID.

Dicho de otro modo, la IA no se ejecuta en su granja. Sus documentos salen de ella. Si la razón de que su SharePoint sea on-premises es que el contenido no puede ir a ninguna parte, Document Intelligence es una función que se decide deliberadamente no activar, y viene desactivada por defecto a nivel de granja, de colección de sitios y de biblioteca. Un detalle más que conviene saber antes de que alguien lo demuestre: los usuarios necesitan permiso de edición para usarlo. Quien solo tiene lectura no puede resumir nada.

# Farm-wide switch for AI summarisation. Requires farm administrator
# permissions, and does nothing unless the Document Intelligence feature
# has been activated on a site collection first.
Disable-SPDocSummary
Enable-SPDocSummary

# Which feature release ring is this farm on? Early gets new experiences
# sooner, and is where features like Document Intelligence appear first.
Get-SPFeatureReleasePreference
Set-SPFeatureReleasePreference -FeatureReleaseRing Standard

El resto de la tabla se mantiene. Loop, Viva Connections y SharePoint Embedded son servicios de Microsoft 365 y no han aparecido en ninguna actualización de características de Subscription Edition, de la 22H2 a la 26H1.

Así que la versión con sus notas al pie tiene tres filas con matiz en lugar de una columna de noes:

Descontinuado y eliminado, y una fecha que conviene comprobar dos veces

Subscription Edition tiene su propia lista de cosas de salida, y una de las fechas es la misma que el fin de soporte de 2016 y 2019:

Soportado solo hasta el 14 de julio de 2026: InfoPath Forms Services, flujos de trabajo de SharePoint 2010, SharePoint Designer 2013, y autenticación Basic.

Es decir, un paso de 2016 a Subscription Edition se lleva consigo InfoPath y la autenticación Basic, y los pierde exactamente el día del que estaba huyendo. Si su plan de migración trata el 14 de julio de 2026 como la línea de meta, revise antes esa lista, porque para algunas cargas de trabajo es la línea de meta dos veces.

La autenticación Basic ya se está estrechando antes de esa fecha: desde la actualización 24H2, los administradores ya no pueden crear web applications ni extensiones nuevas que la usen. Las existentes siguen funcionando.

También descontinuados, sin esa fecha: Microsoft Workflow Manager, sustituido por SharePoint Workflow Manager, que Microsoft dice que soportará más allá de 2026. Internet Explorer 11 está soportado solo en Central Administration, y en ningún sitio de contenido.

Ya eliminados, y esta es la lista que rompe actualizaciones: Access Services 2010 y 2013, modo de autenticación clásico en web applications de contenido, PerformancePoint Services, la app de sincronización Groove y sus APIs de web service de listas, stsadm.exe, Update-SPHelp, el Claims to Windows Token Service, y el Cloud Hybrid Search antiguo.

Dos de esos merecen señalarse para quien ejecuta scripts heredados. stsadm.exe ha desaparecido por completo, así que cualquier automatismo que aún lo invoque fallará en vez de avisar. Y el Claims to Windows Token Service sigue apareciendo en Central Administration, pero el servicio de Windows que hay detrás no está instalado, así que arrancarlo produce un error sobre un c2wtshost.exe.config que falta. La función parece estar presente y no lo está.

Los límites que moldean la arquitectura

Hay una larga tradición de comparar estos productos por sus fronteras, y produce tablas sobre las que nadie actúa. La versión útil es más corta, porque el límite rara vez es lo que duele.

Una lista aguanta millones de elementos en cualquiera de estos productos. Lo que duele es una vista que intenta leer más allá del umbral, un índice que nunca se creó, y una columna añadida cuando la lista ya era grande.

Los permisos únicos están soportados en todas partes. Lo que duele son miles de ellos en una biblioteca, porque cada uno es un ámbito de seguridad que hay que evaluar, y porque un año después nadie sabe decir quién ve qué ni por qué.

Los metadatos y las carpetas funcionan ambos. Lo que duele es elegir carpetas porque son familiares y después necesitar una vista transversal, o elegir metadatos y no imponerlos nunca, quedándose la mitad de los documentos sin valores.

La búsqueda indexa todo, on-premises y online. Lo que duele son tipos de contenido que nunca se diseñaron, así que no hay por dónde refinar, y una programación de rastreo fijada una vez y nunca revisada.

La sincronización funciona. Lo que duele es sincronizar una biblioteca que se diseñó como archivo histórico.

Ninguna de esas es una diferencia de producto. Todas son diferencias de diseño, y le siguen en cada migración. Por eso la versión de esta comparación que parte de los límites lleva a la gente a la conclusión equivocada: creen que un producto más nuevo lo arreglará. No lo hará.

¿Merece la pena migrar? Por escenarios

Todavía en 2016 o 2019. La fecha es el 14 de julio de 2026 y los dos terminan en ella. La ruta de actualización directa a Subscription Edition está soportada desde ambos, por database attach, así que no hay salto intermedio. Haga primero la revisión de descontinuaciones: InfoPath, los flujos de trabajo de SharePoint 2010, SharePoint Designer 2013 y la autenticación Basic sobreviven al movimiento pero no a la fecha.

No puede ir a la nube. Entonces Subscription Edition es el único SharePoint on-premises soportado, y la pregunta no es si, sino en qué términos. Presupueste la Software Assurance como partida permanente, planifique instalar actualizaciones más de una vez al año, y sea honesto en que el recurso perpetuo es hoy una licencia para software sin soporte.

Un entorno regulado. Subscription Edition le da la historia de autenticación moderna, OIDC con Entra ID o AD FS, acceso condicional, TLS 1.3, AMSI, consultas cifradas al directorio y gestión del ciclo de vida de los certificados dentro de la granja. Es una posición genuinamente defendible. Solo decida deliberadamente sobre Document Intelligence, porque el camino de la IA sale del edificio.

Soluciones de Full Trust Code. Son la razón real por la que las granjas se quedan. Nada en Subscription Edition elimina las farm solutions, pero cada actualización de características es una oportunidad para que una solución construida sobre supuestos antiguos se rompa, y la política de servicing significa que no se puede permanecer en una build tres años mientras se decide. Si tiene Full Trust Code, el proyecto de migración es el proyecto de código.

Integración profunda con Teams y Microsoft 365. La búsqueda híbrida, el Graph connector y la Power Platform por gateway cierran buena parte de la distancia, pero no toda. Si el destino es un puesto de trabajo Microsoft 365 y SharePoint es lo último on-premises, la granja es un puente, y merece la pena decir cuánto tiempo se pretende que el puente siga en pie.

Project Server en la granja. Su horizonte es el 31 de diciembre de 2031 y no 2035, y Project Server Subscription Edition exige la edición Enterprise de Subscription Edition y una licencia aparte. Planifique esa diferencia de cuatro años antes de que se convierta en una emergencia.

Lo que una migración no arregla

Hay una lectura natural de todo lo anterior: elegir el producto con la pista más larga y el problema queda resuelto. Es la lectura a la que invitan las tablas, y es una que nosotros mismos hemos tenido que desaprender.

Los productos terminan el soporte en una fecha publicada, y una fecha publicada se puede planificar. Las decisiones de diseño no tienen fin de soporte. Carpetas elegidas porque eran familiares, permisos únicos concedidos uno a uno hasta que nadie puede reconstruirlos, una personalización escrita donde bastaba una configuración: esas viajan. Llegan intactas a Subscription Edition y llegan intactas a Microsoft 365.

Por eso conviene mantener dos listas antes de comprometerse con nada. Lo que duele hoy por culpa de la versión, y lo que duele hoy por culpa de una decisión tomada cuando el requisito era urgente y el plazo estaba más cerca que la consecuencia. Una migración se ocupa de la primera lista. La segunda es trabajo de todos modos, y suele ser la más larga.

Antes de decidir

• Escriba la fecha exacta de fin de soporte de lo que ejecuta hoy, y observe que 2016 y 2019 la comparten: 14 de julio de 2026
• Compruebe si hay Project Server en la granja y, si lo hay, planifique a 2031 y no a 2035
• Confirme el estado de su Software Assurance, y presupuéstela como permanente, porque no hay licencia perpetua de Subscription Edition
• Entienda que el derecho de reserva es solo SharePoint Server 2019, y que su propio soporte ya terminó
• Contraste la lista de descontinuaciones con sus cargas de trabajo: InfoPath, flujos de trabajo de SharePoint 2010, SharePoint Designer 2013, autenticación Basic
• Busque stsadm.exe en sus automatismos antes de que falle en silencio en una tarea programada
• Decida en qué anillo de publicación debe estar la granja, y deje constancia de la decisión
• Planifique instalar actualizaciones más de una vez al año, ya que cada build tiene soporte durante uno
• Decida explícitamente sobre Document Intelligence, porque envía contenido de documentos a Azure OpenAI
• Si quiere que Copilot vea contenido on-premises, el mecanismo es el Microsoft Graph connector, no un Copilot on-premises
• Arregle los problemas de diseño ahora, porque son los que migran con usted